Records- & Informations-Management

Records sind als Vermögenswerte des Unternehmens zu behandeln

Viele Records sind von erheblichem Wert für Roche und müssen als Official Records aufbewahrt werden. Dies ist zum Schutz von Roche, der Erfüllung regulatorischer Pflichten und einer eventuellen wissenschaftlichen Wiederverwendung entscheidend. Records bestehen aus Daten und den dazugehörigen Metadaten. Mitarbeitende müssen Records vor Verlust und Missbrauch schützen und ihre Integrität sicherstellen, damit sie bei geschäftlichem Bedarf und Inspektionen auffindbar sind.

Das Corporate Records Management Programm «COREMAP» legt konzernweite Standards zur Verbesserung des Schutzes und der Identifizierbarkeit von Records fest.

Records sind Eigentum von Roche und nicht der einzelnen Mitarbeitenden. Sie müssen nach internen und externen Standards und Vorschriften verwaltet, sowie eine definierte Zeit aufbewahrt werden. Official Records und ihre Kontrollstufen sind in der «Roche Group Records & Information Classification» aufgeführt. Convenience Records sind von temporärem Wert und müssen regelmässig vernichtet werden.

Mitarbeitende müssen sich an folgende Regeln halten:

  • Vor dem Schreiben überlegen, ob ein Record erstellt werden muss.
  • Sich an Tatsachen halten, keine Vermutungen und irreführende oder zweideutige Aussagen anstellen (z. B. in Mails oder in sozialen Medien).
  • Darauf achten, dass Records nichts Rechtswidriges enthalten.
  • Keine Records erstellen, für die Roche nicht auch die Verantwortung übernehmen kann.
  • Sicherstellen, dass einem Record stets eine sachkundige Person zugeordnet ist.
  • Records so teilen und archivieren, dass die Vertraulichkeitsstufen eingehalten sind.
  • Records sollten nur weitergeleitet werden, insbesondere an externe Empfänger, wenn diese sie unbedingt benötigen.

Nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist müssen Records gemäss den Vorgaben für Records Management vernichtet werden, sofern sie nicht weiterhin für wissenschaftliche Zwecke benötigt werden. Dies gilt besonders für Records mit personenbezogenen oder sensiblen personenbezogenen Daten.

Records, die ein Bestandteil von Gerichtsverfahren oder behördlichen Untersuchungen sind, müssen zwingend aufbewahrt werden («legal hold», «law hold»). Mitarbeitende dürfen die betroffenen Records nicht vernichten, sondern müssen sie bis zum Ablauf der Sperre aufbewahren.

Von uns allen wird erwartet, dass wir:
  • dem Management der Records und Informationen von Roche die gebotene Aufmerksamkeit widmen;
  • nie Records vernichten, die sich auf laufende oder unmittelbar bevorstehende Verfahren oder behördliche Untersuchungen beziehen.
Fragen & Antworten

Warum ist es so wichtig, dass ich mich bei jeder Erstellung von Records an die Roche-Verhaltensregeln halte?

Denken Sie immer daran, dass Records in einem Gerichtsverfahren oder einer behördlichen Untersuchung jederzeit zugunsten von, aber ebenso gegen Roche verwendet werden können. Beispielsweise können irreführende oder zweideutige Aussagen ein Untersuchungsverfahren gegen Roche als Unternehmen sowie gegen den betei­ligten Mitarbeitenden auslösen.

Ich habe Dokumente und E-Mails von meiner Vorgängerin übernommen, die eigentlich hätten vernichtet werden können, da die gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist. Nun habe ich von einem gerichtlichen Verfahren gehört und glaube, diese ­Records könnten gegen Roche verwendet werden. Darf ich sie vernichten?

Nein. Sie dürfen in keinem Fall Records vernichten, die sich auf laufende oder unmittelbar bevorstehende Verfahren oder behördliche Untersuchungen beziehen. Die Vernichtung wäre eine Behinderung der Justiz und würde ernste Sanktionen nach sich ziehen. Sie müssen alle möglicherweise relevanten Records aufbewahren. Wenden Sie sich für weitere Hilfestellung an Ihren lokalen Records Coordinator oder die Rechtsabteilung.

Rat und Hilfe einholen?