Gestión de documentos e información
Los documentos deben tratarse como activos de la empresa
Gran parte de la información que los empleados de Roche crean o reciben durante su actividad empresarial son activos valiosos para Roche y deben conservarse como registros oficiales. Esto es clave para la protección de los intereses de Roche, para cumplir las obligaciones reglamentarias y para una posible reutilización científica. Los registros pueden mostrarse en varios formatos y están compuestos por datos y metadatos asociados. Es responsabilidad de los empleados garantizar que los registros estén protegidos frente a pérdidas o uso indebido, que se mantenga su integridad y se puedan encontrar y acceder a ellos con fines empresariales y en caso de inspecciones.
El programa de gestión de documentos del Grupo Roche («COREMAP») define una serie de normas para mejorar la protección y la identificación de los registros en toda la empresa.
Los registros pertenecen a Roche y deben gestionarse con arreglo a las normas internas y externas así como conservarse durante un periodo de tiempo determinado. Los registros oficiales y los niveles de control requeridos están listados en la Clasificación de Registros e Información del Grupo Roche. Los documentos de trabajo tienen una utilidad temporal y deben eliminarse periódicamente para evitar riesgos y costos.
Los empleados de Roche deberán aplicar los siguientes principios cada vez que creen y gestionen
un documento:
- pensar antes de escribir y decidir si es necesario crear un registro;
- ser objetivo, no hacer suposiciones y evitar textos engañosos y formulaciones sugestivas (por ejemplo, publicaciones por correo o en redes sociales);
- asegurarse de que el documento cumple la legislación y la reglamentación vigente;
- no crear nunca un documento por el que Roche no esté dispuesta a asumir la responsabilidad;
- asegurarse de que siempre haya un propietario informado responsable del documento durante todo su ciclo de vida.
- tener en cuenta el nivel de confidencialidad compartiéndolo y conservándolo de forma que se pueda garantizar la confidencialidad asignada. No comparta un registro con destinatarios, especialmente externos, si no es necesario que tengan acceso a él.
Los registros que alcancen el final de su tiempo de conservación definido deberán eliminarse de conformidad con los procedimientos y normas de gestión de registros de Roche, a menos que sea necesario un uso científico adicional. Los documentos que contengan datos personales o datos personales sensibles no podrán conservarse durante más tiempo del exigido.
Los documentos relacionados con cualquier procedimiento judicial o investigación por las autoridades regulatorias actual o inminente deben ser obligatoriamente conservados; los empleados de Roche no están autorizados a destruir estos documentos sujetos a «retención por motivos jurídicos», y deberán conservarlos hasta que se levante dicha retención.
