Gerenciamento de informações e registros
Os registros devem ser tratados como um ativo da empresa
Muitas informações que os empregados da Roche criam ou recebem no curso de seus negócios são considerados ativos valiosos para a Roche e precisam ser mantidos como registros oficiais. Isso é crucial para a proteção dos interesses da Roche, para cumprir obrigações regulatórias e para possíveis reutilizações científicas. Os registros podem estar em vários formatos e é responsabilidade dos empregados garantir que sejam protegidos contra perda ou uso indevido, que sua integridade seja mantida e que possam ser encontrados e acessados para fins de negócios e em caso de inspeções.
O programa de gerenciamento de registros corporativos (“COREMAP”) da Roche define os padrões para melhorar a proteção e a identificação de registros em toda a empresa.
Os registros pertencem à Roche e não a um indivíduo. Precisam ser gerenciados em conformidade com os padrões e regulamentos internos e externos e mantidos por período definido. Registros oficiais e seus níveis de controle estão listados na Diretiva Global de Gerenciamento de Registros da Roche. Registros de conveniência tem valor temporário e devem ser descartados regularmente para evitar riscos e custos.
Os empregados da Roche deverão aplicar os seguintes princípios sempre que criarem e gerenciarem um registro:
- pensar antes de escrever e decidir se é necessário criar um registro;
- ser factual, não fazer suposições, evitar redações enganosas ou sugestivas (ex.: em correspondências ou redes sociais);
- garantir que o registro esteja em conformidade com as leis e os regulamentos aplicáveis;
- nunca criar um documento para o qual a Roche não estaria preparada para assumir a responsabilidade;
- garantir que sempre haja uma pessoa competente designada ao registro durante seu ciclo de vida;
- estar atento ao nível de confidencialidade, compartilhando e armazenando o registro de forma que a confidencialidade atribuída seja garantida. Não compartilhar registro, em especial externamente, se não houver necessidade de que tenham acesso a ele.
Registros que atingem o fim do ciclo de retenção devem ser descartados conforme a Diretiva Global de Gerenciamento de Registros, a menos que haja necessidade adicional ao uso científico. Registros contendo dados pessoais ou dados pessoais sensíveis não podem ser mantidos além do tempo de retenção necessário.
Registros relacionados a processos jurídicos ou investigações regulatórias correntes ou iminentes estão sujeitos a retenção compulsória (“retenção legal”); os empregados da Roche não têm permissão para destruí-los e devem retê-los até serem liberados.
